#1, Lentebrief 2021

Lente, de tijd van licht, lucht, leven en liefde! Dat is meer dan ooit wat we graag willen. We snakken naar het onbezorgde genieten, vooral ook met anderen. Weer normaal in contact zijn met wie we graag om ons heen hebben. Van sociale onthouding naar sociale ontmoeting, van individueel thuis werken naar interactief samenwerken, van stilstaan naar verder gaan. En studenten, huurders, cliënten en medewerkers díe belangstelling kunnen geven die ze mogen verwachten. Zonder mitsen en maren, met behoud van het goede wat we hebben geleerd. Tijd voor een nieuwe boost om verder te kijken, verder te denken, verder te werken en verder te komen in onderwijs, wonen, zorg en werkgelegenheid. 

In verbinding met elkaar – samen vérder durven kijken

Het afgelopen jaar zijn naast het midden- en kleinbedrijf de sectoren zorg, onderwijs, wonen en werkgelegenheid behoorlijk op de proef gesteld. Om de basisservices te kunnen leveren moest er veel veranderen in ons denken en in ons werken. In de eigen organisatie en in relatie met onze stakeholders. Alles op afstand, digitaal en zonder grote vergezichten. 

We zien licht aan het einde van de coronawinter. Het is tijd voor een lentestart, een nieuw begin. Durf samen weer verder te kijken! Met elkaar en met je stakeholders.

Social & digital – ‘blended boost’

In alle sectoren is het afgelopen jaar digitalisering ingezet om in contact met elkaar te blijven. Het onderwijs is online gemaakt, processen met huurders zijn meer gedigitaliseerd, E- health wordt nog belangrijker om de zorg te ondersteunen en de platforms als matchmakers voor werk zijn alleen maar gegroeid. De transitie naar digitalisering is in volle gang, soms dankzij corona. Met digitale tools en verder hetzelfde doen alleen kom je er helaas niet. Het gaat steeds meer om een cultuur creëren waarin offline en online (samen)werken samenkomen en beter op elkaar aansluiten. Een blended boost is nodig.

Kernvragen die klanten ons stellen zitten allemaal in de categorie ‘Hoe – vragen’:

• Hoe kan ik de interactie en betrokkenheid vergroten zodat iedereen erbij blijft?
• Hoe zorg ik op afstand voor een goed gesprek en een goede besluitvorming?
• Hoe krijg ik mensen mee in de adaptatie van de digitale transformatie?
• Hoe zorg ik dat mensen digivaardig worden?

Wij merken dat het verder durven werken aan deze blended boost meer aandacht nodig heeft. Het anders durven organiseren dan voorheen is misschien wel de belangrijkste uitdaging voor de leiding. 

Blended boost – voorbeelden uit de praktijk

We werken in onze opdrachten met deze blended boost in het stakeholderslandschap. We nemen je mee naar een aantal voorbeelden. In alle voorbeelden organiseren we in korte tijd digitaal input van iedereen vooraf op een laagdrempelige manier. Dat verhoogt de kwaliteit, de betrokkenheid en de snelheid. En bovenal kunnen gespreksdeelnemers zo een interessante en toch bondige dialoog online voeren en/of tot een gedragen besluitvorming komen. Alle tooling is beschikbaar op ons digitaal platform, waar al veel organisaties mee werken.

Samen op reis – slimme tooling helpt de ‘mindset’

Om te beginnen vraagt de nieuwe werkelijkheid om een andere mindset, medewerking en vaardigheden van de eigen collega’s. Maar ook je netwerk – je partners en je klanten/afnemers en toezicht – kunnen wel wat hulp gebruiken. En als we de kernspelers in het ecosysteem vereenvoudigd samenvatten, hebben we allemaal wat te doen! Alle spelers vormen samen het PACT voor de toekomst.

Waar doen zij aan mee?

• Prestatie afspraken 
• Kwaliteitsprogramma’s
• Gesprekspartner bij visitaties of specifieke thema’s
• Jaarlijkse planvorming en begroting

Neem je stakeholders serieus – neem ze mee op je reis

Veel organisaties maken gebruik van evaluaties om tevredenheid van hun doelgroepen te meten. Sterker nog, als wij bijvoorbeeld naar scholen kijken, worden er enorm veel vragen gesteld aan studenten. Uit reacties blijkt één groot knelpunt: studenten horen niet of nauwelijks of en zo ja, wat er met hun input gebeurt. Dat motiveert niet om de volgende keer weer hun bijdrage te leveren. En bovendien is er nog veel verbetering mogelijk in het gesprek over de uitkomsten.

Daarom hebben wij een instrument ontwikkeld om meer interactie en binding met de studenten (of andere stakeholders) te bevorderen en hen mee te nemen op reis naar verbetering en vernieuwing. We creëren een community op ons digitale platform waar studenten hun bijdrage geven en we samen komen tot een rapportage. Studenten kunnen zelfs hun eigen hoofdstuk schrijven als onderdeel van de visitatie. We kunnen dit binnen een dag met je opzetten of voor je klaarzetten.

Wat levert dit op?

• Deelnemers geven meer toelichting
• Deelnemers motiveren elkaar door de werkwijze
• Feedback over resultaten is onderdeel van het proces
• Verbeterpunten zijn direct zichtbaar en communiceerbaar

Maak je medewerkers de baas – van hun eigen werk

Zelforganisatie, zelfsturing, samenwerking, verbinding, resultaatgerichtheid, executiekracht. Allemaal woorden om aan te geven dat medewerkers belangrijke stakeholders zijn en zij de organisatie maken. Hun werk is belangrijk en hun werkdruk is onverminderd hoog. En toch besteden we weinig aandacht aan wat dat werk dan is en wat de resultaten dan zijn. Drie zaken vallen op: de rol die medewerkers nemen/krijgen bij planvorming is gemiddeld niet zo groot (1), het blijkt moeilijk een compact plan of programma te maken (2) en het implementeren en resultaatgericht werken blijft moeilijk (3). Dit speelt op het niveau van bestuur tot team. Wil je weten hoe jullie het doen? Maak dan je eigen foto en ontdek wat goed gaat en wat beter kan!

Daarom hebben wij op basis van onze projecten tooling opgebouwd die het je gemakkelijker kan maken om hieraan te werken. Of het nu jaarplannen zijn, (kwaliteits)programma’s, projecten of een strategische uitvoeringsagenda. We hebben goede ervaringen met het begeleiden van organisaties om al deze onderdelen eenvoudig en gestructureerd vorm te geven binnen een PDCA cyclus in een ‘blended’ vorm.  

En wat doen wij? We begeleiden volgens ons adagium voordoen, mee doen, zelf doen bij

• Strategie en plannen digitaal organiseren en compact vormgeven
• Kwaliteitszorg digitaal organiseren en op een hoger plan brengen
• Binding en samenwerken ‘on the job’ versterken
• Resultaatgericht denken en werken organiseren

Als we vooruit kijken, komen de jaarplannen voor scholen er in het volgend kwartaal weer aan. Een goed en tijdig begin is het halve werk. Laat je inspireren door onze klanten en hun ervaringen. Bekijk www.quatrospect.nl/praktijkmbo. Zullen we ons samen voorbereiden op nieuwe schooljaar?

Nieuwsgierig geworden? 
In ons advies en aanpak combineren we veel van de vragen die onze opdrachtgevers hebben. 
We kunnen met jullie meedenken en meewerken en dan samen tot een passend programma komen om je organisatie verder te professionaliseren. Stuur een mail naar info@quatrospect.nl of neem contact met ons op via 06-10983933. 

Houd toezicht erbij – tijd voor een goed gesprek

Veel Raden van Toezicht/Commissarissen zijn al een jaar niet bij hun organisatie geweest en vergaderen online. Het is best een uitdaging zicht te houden op het reilen en zeilen en op afstand betrokken te blijven en van meerwaarde te zijn. De twee momenten in het jaar, waarin ook onderling als raad geïnvesteerd wordt in elkaar – vaak tijdens de jaarlijkse zelfevaluatie en de barceque of het kerstdiner – worden nu uitgesteld of geminimaliseerd. Tijd voor een goed gesprek op een andere manier.

We begeleiden je Raad hierbij en gebruiken daarvoor onder meer onze online Governance Foto. Deze hebben we in diverse varianten, wat maar het beste bij jullie past. Hieronder zie je onze nieuwste variant op basis van de wat nu actueel is op basis van nieuwe codes voor toezicht en bestuur.

Hoe gaat het in zijn werk?

• Voorgesprek met de voorzitter (online)
• Invullen digitale vragenlijst (door de Raad)
• Verdiepende dialoog voeren op basis van het samenvattende rapport (onder begeleiding)
• Afronding rapportage na de dialoogsessie (begeleider) en vaststellen door de Raad

Masterclasses en werksessies – leren met elkaar

Om elkaar te stimuleren gebruik te maken van innovaties en goede ervaringen van elkaar, bieden we de volgende ‘Hoe’- masterclasses en werksessies in-company aan voor jullie managementdagen:

• Leidinggeven op afstand – interventies om de missie met mensen mogelijk te maken
• Dynamisch sturen en organiseren – voor leidinggevenden die hun managementvaardigheden willen professionaliseren
• Tien punten aanpak voor kwaliteitsverbetering – permanent zicht op kwaliteitsontwikkeling en tools voor senior staf en management
• Medezeggenschap in deze tijd – in gesprek met OR, studentenraad of huurdersvereniging over prangende vragen en mogelijke oplossingen

QuatroSpect – doet het anders

QuatroSpect is een ander organisatie adviesbureau dat de (semi)publieke sector helpt met strategieontwikkeling en -executie naar meer gezamenlijke waardecreatie en minder bureaucratie. Dit doen we met een eigen advies aanpak en een cloudplatform waarin samenwerking en medezeggenschap van alle betrokkenen in en rond de organisatie slim worden georganiseerd en in een gezamenlijke dialoog tot een robuuste opbrengst leidt. Wij helpen organisaties zich te ontwikkelen met onze aanpak en op een manier dat ze daar zelf mee verder kunnen. 
Ons motto is: voor doen, mee doen, zelf doen.

QuatroSpect wordt gedreven door ervaren professionals die hun sporen in de (semi-)publieke sector hebben verdiend en gebrand zijn om op een innovatieve manier organisaties op maat te adviseren en te begeleiden.

QuatroSpect is een netwerkorganisatie en werkt als veranderkundig bureau samen met gevestigde partners in de sectoren. Ze heeft als klankbord een Raad van Advies bestaande uit bestuurders en toezichthouders uit de publieke sector waaronder corporaties en zorginstellingen die ons werk vol overtuiging ondersteunen.

Interesse om je bij ons aan te sluiten?
Wij zoeken ondernemende adviseurs die zelfstandig projecten kunnen uitvoeren en klantrelaties kunnen beheren en ontwikkelen. Je hebt hart voor de publieke zaak en het adviesvak. Je brengt resultaatgerichtheid mee en daagt jezelf en anderen uit om te blijven leren en nieuwe (digitale) oplossingen te zoeken die klanten verder brengen. Interesse? Neem contact op met Anitavanderwal@quatrospect.nl voor meer informatie of een oriënterend gesprek.