#3, Herfstbrief 2020

De herfst staat voor de deur! Maar eerst nazomeren en nadenken over hoe we verder gaan in de nieuwe situatie. Het afgelopen half jaar stond in het teken van het primaire proces van onderwijs, wonen en vooral zorg. Wat is er veel gebeurd! De uitdaging is elkaar nu figuurlijk vast te blijven houden en binding te houden, terwijl je fysiek op afstand van elkaar staat. De hoogste tijd om ook je managementaandacht modern en meer online te organiseren. Het kan! Onze klanten laten dit zien. Anders denken, kijken, werken en anders zijn. In het onderwijs, wonen en de zorg. Al het goede komt in vieren.

In 2019 stonden verantwoordelijkheid, vertrouwen, verbinding en vereenvoudiging centraal. Een combinatie van ‘harde en zachte’ factoren voor je werkresultaat én je werkgeluk. Dit jaar nemen we je mee naar vier bouwstenen om ambities om te zetten naar praktijk. De vorige keer ging het over ontwikkeling van anderen en van jezelf met hoofd, hart en handen. Deze keer gaat het over integratie. Hoe zorg je voor optimale afstemming met elkaar en verbinding tussen plannen?  

Meer INtegratie – vraagt om UITzoomen

Organisaties zijn vaak heel goed in het bedenken van nieuwe dingen, aan het begin van een nieuwe planperiode, maar vooral ook in de tijd daartussen. Dit betekent dat het eerder meer dan minder wordt en de behoefte aan samen ‘het verschil maken’ of ‘samen versnellen’ ondersneeuwt in grote ambities. Daarnaast geven organisaties zichzelf vaak een onvoldoende voor onderlinge afstemming van plannen en keuzes. Het is dan ook niet verwonderlijk dat de werkdruk toeneemt en we allemaal druk zijn met ons eigen dingen. Dit, terwijl het logisch zou zijn en vaak veel meer loont om niet in hokjes en taken te denken maar in brokken en netwerken. Niet verder inzoomen, maar juist uitzoomen en je blikveld verruimen. Herkenbaar?
 

Stel jezelf en je team bijvoorbeeld de volgende vragen als het gaat over integratie:

• Wat heb ik geleerd van vorige perioden als ik kijk naar de ambities van nu? Wat doe ik anders?
• Wat bepaalde de keuzes voor dit jaar? Wat maakt dat dingen wel en en niet lukken? 
• Wat hebben wij gedaan om ons team- en afdelingsplan af te stemmen met andere delen van de organisatie? Wat hadden we anders of beter kunnen doen?
• Hoe veel inspanning kost het mij of mijn team om vast te stellen waar we staan? En wat levert het op?

Ons motto is: integreren is te organiseren

Immers, als je de samenhang tussen dingen ziet, is het veel makkelijker om te bepalen wat en hoe je iets moet aanpakken en wie je nodig hebt om dit tot een succes te maken. Ook weet je beter wat hoofd- en bijzaken zijn. Wat een executiekracht komt er vrij als we ‘anders kunnen kijken en meer kunnen zien’. Omdat dit niet vanzelf gaat, kun je dit opbouwen. Wij helpen organisaties om dit proces op gang te brengen met slimme interventies en oefeningen. Groot denken, klein beginnen is het devies. 

Online management – doe even normaal

Dat is het ook! We staan allemaal aan de lat om onze plannen te maken, te volgen en te realiseren. De nieuwe plancyclus is in volle gang. Wat is er nu logischer om nu daarin ook een stap te maken? Je collega’s zitten met hun kennis, ervaring en ideeën op afstand en je wilt graag met elkaar de volgende periode in. Als de organisatie zich anders organiseert, vraagt dit van jou als manager ook aanpassing. Om eigenaarschap en de eigen verantwoordelijkheid van jouw teams op afstand te stimuleren is jouw regie nodig. Hoe doe je dat? Haal je inspiratie uit onze aanpak en gebruik onze inhoudelijke toolbox voor managers (voorbeeld van onderwijsmanager).

Integratie – verbind op inhoud, proces en mensen 

In onze begeleidingstrajecten komt steevast de behoefte naar voren om gezamenlijk ‘de hoofdlijn vast te pakken’ en daar samen aan te werken. Dat vraagt om betrokkenheid en inbreng van iedereen, zodat je samen op het goede spoor komt. Als je het weer kunt overzien en tot de kernpunten hebt teruggebracht, wil je dit graag vasthouden en de voortgang daarop in beeld houden. En tegelijkertijd anderen daarin meenemen. Al eerder spraken we over ‘less is core’ wat meer rust en resultaat geeft in het werk.

Wij helpen je samenhang en afstemming te creëren en te borgen. Waar kun je aan denken? Uit onze praktijk:

• De Inhoud. We helpen je bijvoorbeeld een overzichtelijke jaar- of teamagenda, een verbeterkaart, resultatenkaart, een directieplan of een instellingsplan te maken. 
• Het Proces. We begeleiden je bij het opzetten en volgen van een alles in één PDCA-cyclus waar alle ambities en voortgangsrapportages bij elkaar staan en ‘gewoon’ uitgevoerd worden. 
• De Mensen. We stimuleren betrokkenheid van collega’s of stakeholders die voor jullie belangrijk zijn en nodigen hen uit om deel te nemen aan een inhoudelijk thema, prestatieafspraken, kwaliteitsagenda’s of evaluaties in combinatie met dialoogsessies via Teams of veilig face-to-face. 

Het werk moet doorgaan – PDCA nieuw stijl

De afgelopen periode is dankbaar gebruik gemaakt van onze specifieke expertise om in deze tijd goed te blijven samenwerken. Het werk moet doorgaan en met onze klanten worden andere wegen gevonden om dit met elkaar op afstand te doen. Onze aanpak en inhoudelijke digitale tools worden gebruikt om de hele PDCA cyclus ‘dichterbij’ de mensen te brengen. Onze vierslag: vereenvoudig, digitaliseer, integreer, leer.  Deze ‘smart’ werkwijze bevordert  de kwaliteit van de afstemming die we in dialoogsessies via Teams met elkaar organiseren of – waar het kan – via een hybride aanpak van online en ontmoeting. Je maakt met de SPRINT-werkwijze bovendien in elke stap direct een rapportage waarmee het onderwerp goed is voorbereid, besproken en gedeeld. We merken dat dit inspireert om gezamenlijk met de afspraken aan de slag te gaan en rust geeft omdat je weet waar je staat.

Interesse om het anders te doen? Stuur een mail naar anitavanderwal@quatrospect.nl of liesbethcluistra@quatrospect.nl of neem contact met ons op voor meer informatie via 070-2201940, 06-10983933.

Maak nieuwe dingen gewoon en gewone dingen nieuw.
Naar W.M. Thakeray, Brits Romanschrijver 1811-1863

Onderwijs in ontwikkeling – kernvraagstukken in beeld

De vorige keer hebben we jullie uitgenodigd om samen een digitale onderwijsfoto te maken, om goede keuzes te maken voor de toekomst. Veel onderwijsorganisaties zijn bezig met Flexibiliseren van onderwijs (tot hoever gaan we), met Leven Lang Ontwikkelen (hoe organiseer ik dat) en met Begeleiding van studenten (wat is nodig en wat kan) anders in te richten. Er is veel te doen op de twee bovenste velden van deze foto. Ons pleidooi is: vergeet de onderste velden niet en lees het volgende blok. 

Kwaliteit in ontwikkeling – online aanpak voor integraal werken

Onderwijs heeft een digitale boost gekregen, dat is goed nieuws. En dat maakt dat organisaties inmiddels ook gaan nadenken over digitalisering van andere werkprocessen. Uit onderzoek bleek dat in deze tijd de aandacht voor kwaliteit wat onder druk staat. Nu hebben wij goed nieuws voor organisaties en voor de stafdiensten die momenteel zoeken naar mogelijkheden om hun werk goed te blijven doen. Zij zullen hun kwaliteitszorg anders inrichten en meer digitaal organiseren. Zij kunnen met onze aanpak en tools in het nieuwe normaal doorgaan en hun rol nog beter pakken. 

Het hele spectrum van kwaliteit kun je in een modern digitaal jasje steken. Zo kun je de vaste onderdelen van de jaaragenda’s, de kwaliteitsevaluaties, de kwaliteitsafspraken en (peer)audits in samenhang digitaal met elkaar uitvoeren; dit geldt ook voor de voorbereiding op de visitatie. Wij hebben alles voor je klaarstaan om snel input op te halen voor je zelfevaluatie. Met onze aanpak bereid je bovendien het ontwikkelgesprek ten behoeve van de visitatie goed voor en is dit een heel vanzelfsprekend onderdeel van de visitatie. En in een natuurlijke afstemming tussen de stafdiensten en de directies en teams. We hebben goede voorbeelden van een gestroomlijnde PDCA cyclus en geslaagde accreditatietrajecten voor MBO en HBO, zowel bekostigd en niet-bekostigd onderwijs.

Wil je weten wat voor jou de next step is?
Neem dan contact met ons op. Stuur een mail naar anitavanderwal@quatrospect.nl of neem contact op via 06-10983933. Dan bespreken we samen wat de volgende stap is en kun je voorbeelden zien van hoe het kan werken. Voor een korte animatie zie www.quatrospect.nl/animatie

Leren – is erbij blijven

We organiseren inmiddels heel veel sessies online. We zien bij onze klanten dat het nog lastig is om iedereen ‘erbij’ te houden. Hier alvast een aantal tips.

• Scheid kleine vragen en grote vragen – Bedenk hoe je ‘operationele zaken’ kunt scheiden van de ‘benen op tafel’. In veel sessies loopt dit door elkaar, waardoor niet iedereen kan schakelen. Plan dit vooraf!
• Laat iedereen zich voorbereiden – Geef om een goed gesprek te voeren met een kwalitatieve opbrengst vooraf een of meer vragen mee die bovendien de betrokkenheid verzekeren. Het gesprek kan ook het sluitstuk zijn van een proces! 
• Stel een spannende agenda op – Zorg voor onderwerpen in een mix tussen interesse, informatie en interactie in een passende werkvorm. Ook online kun je vooraf vragen stellen en mensen aan het denken zetten. Vergeet dat niet! 
• Rond het na de dialoogsessie af – Zorg ervoor dat klip en klaar wordt hoe je met de opbrengst verder gaat en vermijd langlopende kwesties. Af is af en goed is goed genoeg!

QuatroSpect – doet het anders

QuatroSpect is een ander organisatie adviesbureau dat de (semi)publieke sector helpt met strategieontwikkeling en -executie naar meer waardecreatie en moderner organiseren. Dit doen we met een eigen advies aanpak en een cloudplatform waarin samenwerking en medezeggenschap van alle betrokkenen in en rond de organisatie slim worden georganiseerd en in een gezamenlijke dialoog tot een robuuste opbrengst leidt. Wij helpen organisaties zich te ontwikkelen met onze aanpak en op een manier dat ze daar zelf mee verder kunnen. Ons motto is: voor doen, mee doen, zelf doen.

QuatroSpect is een netwerkorganisatie en werkt als veranderkundig bureau samen met gevestigde partners in de sectoren. Ze heeft als klankbord een Raad van Advies bestaande uit bestuurders en toezichthouders uit de publieke sector waaronder corporaties en zorginstellingen die ons werk vol overtuiging ondersteunen.

Interesse om je onze veranderaanpak te leren kennen?
Je bent een ondernemende senior professional die het prettig vindt om met een solide veranderaanpak te werken en andere adviseurs te ontmoeten in projecten. Je hebt hart voor de publieke zaak en het adviesvak en wilt graag je netwerk van dienst zijn. Je wilt resultaatgericht aan de slag en jezelf en anderen uitdagen om nieuwe (digitale) oplossingen in je veranderaanpak mee te nemen die klanten verder helpen. Interesse? Neem contact op met anitavanderwal@quatrospect.nl of met theovankoningsveld@quatrospect.nl